物联网纸质档案管理系统是基于RFID设备、视频采集分析技术、数据采集分析技术、云计算等，专门为档案馆开发的一体化档案管理平台。系统从档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务出发，对档案流通的各个环节进行数据采集的同时，通过在系统中构建数字档案柜，对档案馆内档案实现全面查询管理，并对档案材料非授权带出、非法查阅、存放超期、档案室环境异常等状况提供语音声光提示报警等。本方案是利用高频或超高频芯片的RFID标签，以 RFID 射频标签作为信息存储媒介并粘贴在档案盒上，并在 RFID芯片中存储该档案的基本信息， 利用非接触式的 RFID 读写设备与后台数据库管理系统相配合，实现档案业务办理及管理的数字化、自动化、智能化和高效化；实现对珍贵、重点档案的实时监控管理。
1)实现档案快速统计与盘点
电子标签通过HR9206读写设备录入案卷所属的档号等信息，在档案架上安装层架电子标签，每个档案盒上安装HT6507电子标签，层架标签标识着书架和书架的每一层在档案馆内的相对位置，工作人员可通此标签实现快速档案顺架、上架、调架和档案错架查找等工作。通过无线网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件进行处理后形成数据库。
2)无序存放，有序管理
盘点的同时，自动将收集的信息与数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持MT7手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息， 从而完成档案盘点。
3)档案快速查询调档
在利用档案时先通过管理系统检索到需要调卷的档案，支持检索字为文件信息著录字段中任意内容，已达到模糊检索的功能，库房人员通过MT7手持终端扫描 RFID 标签直接找到档案库房中的档案，实现快捷，准确的调档
4)档案标签粘贴
将档案电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒上。档案盒采用塑料或纸质材质，利于 RFID 标签的粘贴与取下。层架标签在标签没有损坏的情况下不需要调整，一般只需安装一次。层架标签直接安装在储位正下方的层板侧面。
5)生成档案信息
新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过桌面读写器写入档案 RFID 标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。
通过在档案馆重要通道配置高频或超超高频HD6680智能安全门禁通道、同时配置高频或超高频档案盘点车、高频或超高频RFID手持机、高频或超高频RFID桌面读写器、工业条码打印机、RFID条码扫描枪等，实现系统组成。
